Kosten besparen met AI-klantenservice
Ontdek waar tijd verloren gaat in klantcontact en welke werkzaamheden je met AI kunt ondersteunen. De beste berekening begint bij je eigen gesprekken.
Breng terugkerend werk in kaart
Maak een lijst van vragen die het team vaak krijgt en noteer hoeveel tijd de afhandeling kost. Denk aan openingstijden, afspraakvragen, het noteren van berichten en het doorgeven van de juiste link.
Kijk ook naar onderbrekingen en dubbel werk. Als een medewerker een gesprekssamenvatting opnieuw moet uitzoeken, is de vraag nog niet goed afgehandeld.
Automatiseer een volledige vervolgstap
Kies taken waarvan het resultaat makkelijk is te controleren. Een terugbelverzoek moet bijvoorbeeld een correct nummer, een duidelijke vraag en een verantwoordelijke hebben.
Met een agenda- of CRM-koppeling kan de registratie verder gaan. Controleer welke handelingen de koppeling ondersteunt en hoeveel werk daarna overblijft.
Bereken het saldo
Vermenigvuldig de tijd die echt vervalt met je eigen uurkosten en neem de volledige softwarekosten mee. Gebruik geen vaste besparingspercentages voor alle gesprekken.
Vergelijk de berekening met de praktijk na een eerste testperiode. Zo zie je of de gekozen inrichting voldoende ruimte oplevert om de kosten te dragen.
Begin waar de druk zit
Kies bijvoorbeeld momenten waarop oproepen nu vaak onbeantwoord blijven. Controleer of de assistent die vragen opvangt en of medewerkers daarna snel verder kunnen.
De kostenrekentool helpt om een eerste inschatting te maken. Met gemeten belvolume en afhandeltijd wordt die inschatting steeds bruikbaarder.